Встроенный режим доступа ко всей входящей и исходящей корреспонденции

Для доступа к своей электронной почте сотруднику достаточно открыть соответствующую Тему системе, без необходимости использования специализированного почтового клиента.

Автоматическая конвертация получаемой корреспонденции в соответствии с форматом регистрируемых документов

При определённых настройках, загрузка почтовых сообщений с указанных серверов будет производиться автоматически без непосредственного участия сотрудника. Просмотр полученных сообщений доступен в любой момент времени через соответствующую Тему.

Рассылка Дел по маршрутам обработки без необходимости участия пользователя

В случаях участия принимаемой электронной корреспонденции в бизнес-процессах организации, в системе предусмотрена возможность автоматической отправки Дел с письмами по заданным маршрутам. Маршрут представляет собой легко настраиваемую схему обработки Дел.

Работа с почтой

Система TeamSuit предоставляет возможность использовать Почтовый функционал, с помощью которого будет осуществляться обмен сообщениями по электронной почте. Для этого достаточно определить в системе учетную запись для каждого пользователя. Для создания учетных записей пользователей необходимо задать адрес сервера для исходящих и входящих сообщений, адрес электронной почты, имя пользователя, зарегистрированного на сервере и др. После чего пользователю предоставляются все стандартные функции работы с электронной почтой – получение сообщений, создание сообщений, ответы на сообщения, перенаправление сообщений.

При создании сообщения пользователю доступен как ручной ввод адресата, так и выбор адресатов из справочника. К сообщениям электронной почты можно прикреплять файлы любых форматов.

Из каждого Дела в любой момент можно послать электронное письмо и получить ответ, который будет автоматически загружен в нужное Дело.
Адимнистратор также получает возможность посылать уведомления группе пользователей системы.

Информирование сотрудников о происходящих в системе событиях по электронной почте

Система предоставляет возможность подписываться на извещение (информирование) сотрудников о происходящих событиях (осуществляемых действиях) над Делом в системе. Например, если пользователь подпишется на какое-либо Дело, то на электронный адрес пользователя будет приходить информация о действиях, осуществляемых над данным Делом.

Кодировки

Как известно, для обмена электронными сообщениями используются десятки различных кодировок, правильная обработка которых необходима для нормального представления текста писем. В системе TeamSuit создан специальный конвертор, позволяющий автоматически преобразовывать кодировку входящих писем во внутренний формат системы, что обеспечивает отсутствие проблем для пользователей с чтением корреспонденции.