Хранение в Делах документов различных форматов

Система TeamSuite позволяет создавать регистрационные карточки (формуляры) Дел в едином хранилище данных. В формулярах система предоставляет возможность определять поля различного типа, а также определять правила проверки данных в этих полях на этапе ввода информации.

К карточке Дела могут быть прикреплены файлы любых форматов (графические, .doc, .xls, .pdf и др.). Причем система не накладывает ограничений на количество прикрепляемых файлов. По прикрепленным файлам (формата .doc, .xls, .ppt и др.) возможно осуществлять полнотекстовый поиск.

Управление версиями прикрепленных документов

В системе TeamSuite предусмотрен механизм управления версиями прикрепленных документов (система позволяет хранить все версии). При просмотре поля карточки Дела, в котором хранится прикрепленный файл, отображается следующая информация – название документа, имя пользователя, редактировавшего данную версию, дата прикрепления документа, а также доступны следующие действия – удаление версии и возможность отредактировать название документа.

Работа с прикрепленными документами

Система TeamSuite позволяет осуществлять следующие действия над прикрепленными файлами – предпросмотр (предварительный просмотр документа) и просмотр с возможностью открытия прикрепленного документа в соответствующем приложении или его сохранения в файловой системе. Коллективная работа с прикрепленными документами осуществляется с помощью механизма временных редакций. Для редактирования документа пользователь загружает его себе, а после внесения соответствующих изменений очередная версия документа сохраняется в системе, а Дело с документом отправляется следующему пользователю. Данный механизм позволяет редактировать документ в определенный момент времени только одному пользователю, для других пользователей доступна самая последняя версия. Таким образом, исключается возможность редактирования документа несколькими пользователями и потеря внесенных изменений.

[<-Назад к списку]